Elke betaalperiode kunnen klanten contact opnemen met full-service payroll-providers met alle werknemersinformatie Payroll bedrijf die ze hebben, inclusief nieuwe aanwervingen, loonsverhogingen, federale, staats- of lokale belastingaftrek en alle andere wijzigingen in de salarisadministratie. De full service payroll dienstverlener doet de rest. Dit betekent het verwerken van de loonlijst van het bedrijf samen met het berekenen van inkomsten en salarissen, federale, staats- en lokale belastingen en allerlei soorten verfraaiingen.
De salarisadministratie kan in sommige gevallen zelfs op de dag van ontvangst worden verwerkt door de full-service payroll-serviceverlener en ‘s nachts per post of koerier op meerdere locaties worden afgeleverd. De salarisgegevens omvatten cheques (of betaalvouchers voor degenen die het directe stortingssysteem gebruiken), boekhoudoverzichten, loonregisters en andere betalingsgerelateerde benodigdheden. Aan het einde van elke belastingcyclus wordt een volledig pakket met betrekking tot belastingen, federaal, staats- en lokaal, gemaakt en doorgestuurd naar de klant.
Full-service payroll-services kunnen ook gegevensinvoer via telefoon, fax of internet omvatten. Ook het verzorgen van wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse loonlijsten en optellingen behoort tot de mogelijkheden. Belastingaangiftes, jaarlijkse W-2-verwerking, op maat gemaakte salarisadministratie op basis van locatie en afdeling, tijdkaartverwerking en verlofregistratie van werknemers zijn enkele van de andere aangeboden diensten.
Een “payroll extra”, zoals dat heet, is het ter ondertekening gereedmaken van looncheques. De loonlijstgegevens bevatten voor elke loonlijst cheques of betalingsvouchers, loonrapporten van werknemers, loonjournaals, overzichten van afdelings- of locatievergoedingen en een overzicht van de loonbelasting. Voor elke maand ontvangt de klant maandafsluitingen op basis van locatiekosten of loonheffingen. Voor elk kwartaal worden de federale belastingaangifte, de werkloosheidsbelastingaangifte en de lokale belastingaangiften verstrekt. En jaarlijks worden W2’s, federale belastinginhoudingsschema’s, federale werkloosheidsbelastingaangifteoverzicht en staats- of lokale belastingoverzichten gegeven zoals gevraagd.
